RSII
I.- SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
En cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la “Ley 2/2023”), las empresas del grupo NTL-TRANS (en concreto: Victran, S.A; NTL Barcelona Operadors Logístics S.L.U; NTL Valencia Operadores Logísticos S.L.U; NTL Madrid Operadores Logísticos S.L.U. y BMV Liquidacions Centrals S.L.) hacen constar que cuentan con un Sistema Interno de Información, siendo la empresa VICTRAN, S.A. la responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad con lo dispuesto por la legislación vigente en este ámbito.
Con la finalidad de fortalecer la cultura de la información y de las infraestructuras de integridad de las empresas, así como de fomentar la cultura de la comunicación como mecanismo de prevención de acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones de la normativa de la Unión Europea, infracciones penales o administrativas graves o muy graves, así como infracciones laborales en el ámbito de la seguridad y salud en el trabajo, las empresas indicadas del Grupo cuentan con una persona Responsable de Cumplimiento Penal (RCP) que es, asimismo, Responsable del Sistema interno de la información (RSIIF) (en adelante, la persona “RCP/RSIIF”).
Las informaciones relativas a los ámbitos descritos en el párrafo anterior se pueden hacer llegar a la persona RCP/RSIIF a través de cualquiera de las siguientes vías de Canal ético (Canal interno de información):
- Correo electrónico a la dirección: compliance@ntl-trans.com
- Correo ordinario a la dirección: C. Tavertet, nº2, Pol. lnd. Malloles, 08500 Vic (Barcelona), a la atención de la persona RCP/RSIIF.
- Mediante escrito entregado a la persona RCP/RSIIF.
Las informaciones comunicadas verbalmente en la reunión presencial deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, con el consentimiento previo de la persona informante:
a) Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible.
En este caso, se advertirá a la persona informante que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo que establece el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD o Reglamento General de Protección de Datos).
b) A través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por la persona RCP/RSIIF.
Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
El Sistema Interno de Información de la empresa cumple con los requisitos del artículo 5.2 de la Ley 2/2023, es decir:
a).- Permite que las personas a las que aplica la Ley 2/2023 puedan comunicar informaciones, por diferentes medios, sobre las infracciones previstas en su artículo 2.
b).- Se gestiona de forma segura, garantizando que las comunicaciones puedan tratarse de manera efectiva dentro de las empresas, así como la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de esta, así como la protección de datos personales, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
c).- Cuenta con un Protocolo de uso del Canal Ético y Canal Interno de Información, del Sistema Interno de Información y de actuación de la persona Responsable de Cumplimiento Penal y del Sistema Interno de Información, que establece garantías para la protección de las personas informantes, esencialmente:
- Justificante de recepción en el plazo de los siete días naturales siguientes a la recepción de la información.
- Plazo máximo ordinario de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de la investigación, en los términos del artículo 9 de la Ley 2/2023, completando y custodiando de forma diligente un libro-registro de informaciones.
- Posibilidad de mantener la comunicación con la persona informante.
- Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser escuchada.
- Garantía de confidencialidad cuando la comunicación sea enviada por canales de denuncia que no sean los establecidos o a personal no responsable de su tratamiento, así como la obligación de la persona que la reciba de enviarla inmediatamente a la persona RCP/RSIIF.
- Respeto por la presunción de inocencia y el honor de las personas afectadas.
- Respeto por las disposiciones sobre Protección de Datos (Título VI de la Ley 2/2023).
- Compromiso de remisión de la información al Ministerio Fiscal, con carácter inmediato, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.
II.- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
VICTRAN, S.A. SL tratará, como responsable del tratamiento, las datos personales incluidos en las comunicaciones que se reciban y queden amparadas por la Ley 2/2023, con la finalidad de poder gestionarlas e iniciar, en su caso, el procedimiento de investigación que corresponda y adoptar las medidas correctoras que puedan proceder.
La base jurídica del tratamiento será el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Ley 2/2023. Si la comunicación contuviera datos de carácter especial, estos solo se tratarán cuando resulte estrictamente necesario para la adopción de medidas correctoras y/o el inicio del procedimiento de investigación correspondiente y/o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan, de acuerdo con la legislación vigente, y en estos casos, la base jurídica será el interés público esencial. El tratamiento de los datos personales será lo indispensable, ya que sin los mismos no se pueden cumplir los objetivos y obligaciones que estipula la Ley 2/2023.
Los datos personales podrán ser tratados por el personal autorizado únicamente cuando resulte necesario para la investigación de incumplimientos de la normativa interna de la empresa.
de infracciones en el ámbito del Derecho de la Unión Europea, infracciones penales o administrativas graves o muy graves, así como infracciones laborales en el ámbito de la seguridad y salud en el trabajo, para la adopción de medidas correctoras o bien para la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan. Asimismo, los datos personales podrán ser comunicados a terceros en caso de obligación legal, y podrán ser comunicados a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a las autoridades administrativas competentes en el marco de la mencionada investigación.
Los datos personales se conservarán el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. En caso de que fuera oportuno adoptar medidas correctoras, los datos se conservarán durante todo el tiempo que dure la aplicación de estas medidas. Por otra parte, en el supuesto de que fuera necesario iniciar la tramitación de procedimientos sancionadores o penales, los datos se conservarán durante todo el tiempo que dure el procedimiento sancionador o penal en cuestión.
En todo caso, si la decisión sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados no se adoptara en un plazo de tres meses, los datos personales contenidos en la comunicación se suprimirán, salvo aquellos que sea estrictamente necesario que se conserven bloqueados para mantener evidencia del funcionamiento del Sistema Interno de Información de la empresa de conformidad con la Ley 2/2023.
También se suprimirán aquellos datos personales que revelen conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, así como aquellos datos personales no considerados veraces, a excepción de que la falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, caso en el cual se guardará la información por el tiempo necesario durante el cual se tramite el procedimiento judicial correspondiente.
Finalmente, se hace constar que en cualquier momento la persona comunicante podrá solicitar al responsable del tratamiento el acceso a sus datos personales, su rectificación o supresión, la limitación del tratamiento, u oponerse al mismo, así como el derecho a la portabilidad de los datos, enviando un escrito acompañado de una fotocopia del documento de identidad al C. Tavertet, nº2, P. lnd. Malloles, 08500 Vic (Barcelona), o al correo electrónico rgpd@victransa.com.
En caso de disconformidad con el tratamiento de sus datos, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
III.- NO REPRESALIA
Las empresas del Grupo NTL-TRANS se comprometen expresamente a no llevar a cabo actos constitutivos de represalia, incluidas amenazas o tentativas de represalia, contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la Ley 2/2023, y a aplicar medidas de protección durante la tramitación de un expediente, respecto de las personas afectadas por la comunicación.
IV.- EXENCIÓN Y ATENUACIÓN DE LA SANCIÓN
De conformidad con lo previsto en la Ley 2/2023, cuando una persona que hubiera participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de una información sea la que informe de su existencia mediante la presentación de la información, y siempre que esta hubiera sido presentada con anterioridad a que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento de investigación o sancionador, el órgano administrativo competente para resolver el procedimiento, mediante resolución motivada, podrá eximirla del cumplimiento de la sanción administrativa que le correspondiera siempre que resulten acreditados los extremos mencionados en el artículo 40 de la Ley 2/2023.
(*) El Canal Ético permite la presentación de comunicaciones anónimas.
(**) Si bien siempre que sea posible el uso del canal interno será preferente, según las circunstancias y gravedad de la información, las comunicaciones también podrán remitirse, en su caso, a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, AII, o a las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, al Ministerio Fiscal, a la Fiscalía Europea o a la autoridad competente según proceda.